日本职人精神,打造流畅职场沟通力—专访企业沟通软体ChatW

各位亲爱的读者,您目前手头上的工作是不是一边要用 mail 与老闆、同事或客户传递确认工作内容,另一边又要用通讯软体随时待命,为不同平台间频繁切换感到烦躁呢?或要开视讯会议的时候,还得另外开一大堆程式进行简报?

光是一般交友用的社群通讯,可能很难满足上班族们複杂又多工的重度需求。的确,无论来自国外或台湾自己研发,目前市面上有不少号称「专为工作而生」的通讯软体出现在我们面前,但实际上真正适用工作场景的沟通软体,却不只有聊天、传档案这幺简单,有许多软体会因工作文化、需求,甚至是技术的差异,产生或多或少不适用的问题。

Inside 本次拜访日本连续两年获员工满意度调查第一名,并备受青睐的工作沟通平台 ChatWork,来了解他们是如何崛起于日本职场,以及分享他们相当喜爱的台湾市场经验。

硅谷发迹、大阪扎根,揉合日美 DNA 的创业历程

从结构上来看,日本软体与 IT 业的发展路径其实相当特别;在智慧型手机风潮席捲全球之前,其实日本无论在技术或市场面都相当成熟,是世界上公认行动网路最发达的国家之一;不过限于国内的特殊软硬体生态,也让来自国外的视角观看日本 IT 产业时,总是隔上了一层薄纱。

但 ChatWork 又更同时揉合了日本与美国经验。虽然正式推出 ChatWork ,并将服务引进美国是最近几年的事,创办人山本敏行却是选在网路泡沫正热烈发酵的 2000 年,于「震央」硅谷创办 ChatWork 前身 EC Studio 公司。台湾区行销负责人川村真史表示,山本敏行当时正在美国留学,虽然目睹网路业当时被过度投机发生产业泡沫,但也深刻体认网际网路将会是独领风骚的未来产业,毅然而然直接在美国建立公司。

不过,EC Studio 一开始也不像现在 ChatWork,是以世界为主要目标的公司;更精準的说,山本敏行一开始想的是「希望藉由美国的网路 IT 经验,重新活络日本产业」。在此前提与 web 1.0 大趋势的同时影响下,EC Studio 以搜寻引擎与 SEO 为主要业务,锁定急需导入 IT 能量的日本中小企业,并将主要活动中心放在大阪;可是山本敏行本人还是一直于硅谷活动,随时从第一线收集网路 IT 产业的最新趋势与资讯,并回馈给 EC Studio。

有很多商管的相关书籍或课程都会不断强调,降低内部沟通成本等同于提升工作效率;但 ChatWork 就直接用一次跨功能的整合软体达到这点。目前 ChatWork 已将即时沟通、工作管理、档案分享与视讯会议等现代职场最需要的核心功能统整到一个平台内,PC 甚至不需下载软体,只要透过游览器即可使用。

说到这点,川村真史解释「一开始是为了解决自己的内部痛点」,由于常要跟山本社长开跨国会议,Skype 成为他们的必备工具;不过,尤其是面对大型企划案的时候,同时要在视讯、通讯、管理系统等不同软体切换,十分麻烦。同时日本许多企业也有渐渐降低 mail 比例,直接转用社群软体联络的现象。「为什幺不做个能减少负担的软体呢?」EC Studio 内部出现了这个想法,于是 2010 年在着手开发内部专属的工作联繫软体。

日本职人精神,打造流畅职场沟通力—专访企业沟通软体ChatW
ChatWork 一开始只是内部使用,没想到意外受好评

「结果太好用了,公司决定作为主力对外贩售!」川村真史笑着说起这段无心插柳柳成荫的往事,不过他们同时意识到,这样专为工作而设计的通讯整合软体潜藏相当大的潜力,开始于 2011 年对外贩售,隔一年甚至连公司名字都直接改成 ChatWork,将心力 100% 投注其中。

由于切中上班族的需求,ChatWork 迅速被许多日本企业採用。至 2015 年末统计,已获得高达 86,000 家日本企业所採用,持续使用率也超过 99%。并在日本市调公司「Neo Marketing」所做调查中,在九个企业内部沟通工具中,获得「满意度」、「易用性」、「想持续使用」、「推荐度」与「期待度」 等五项指标之第一名,

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ChatWork 因操作直觉,功能完善,身受日本上班族喜爱
ChatWork 眼中的台湾

谈到为何选择台湾作为美国以外的首要主力市场时,一开始川村先生还半开玩笑的说是因为「台日友好」的关係。不过据 ChatWork 的观察,台湾其实跟日本产业型态颇为类似,都是以「技术」导向的中小企业立国。根据 2010 年的数据,日本中小企业佔比有 99.7%,而台湾也有高达 98% 的比例。由于立业一开始就将方向锁定「协助中小企业」,产业结构相近,在历史、文化上渊源不浅,又能广泛接受外来事物的台湾自然成为他们的首要目标。

不过在职场文化上,台日之间确实也有不少的差异存在。虽说台湾一般对日本职场有「长幼有序,恪遵尊卑」的既定印象,但是在 ChatWork 眼中,台式管理跟美日的「个人作业主义」不太一样。川村先生说明,他们观察美国与日本在工作上常常比较偏重个人发挥,主管一旦交派下去,到工作完成或约定的检查时间点才会确认进度。这也反映在 ChatWork「工作管理」功能的设计上,主管可以轻鬆设定好「指派工作项目」的内容与时间点,并且可在对话中,就直接将对话内容设定成指派的工作内容。

在半年内,ChatWork 相当积极,亲自拜访并教学不少採用该软体的台湾公司,发现比起美日,台湾主管更喜欢「事恭必亲」密切追蹤每天进度,也因此正积极搜集台湾公司的特有需求或使用者经验并传回日本开发端,预计上半年内就会更新为更适用于台湾职场的版本。

谈到拜访台湾厂商,川村先生也说明另一个更直接进入台湾市场的契机。虽说软体在较早的时候,就将繁体中文版开发完成了,但在真的进入台湾之前,却在日本就遇到有厂商「主动联络」,想引进 ChatWork 作为管理内部流程的主力工具。该公司主要生产 LED 与相关晶片,并在中国设立厂房与分公司。

由于该公司组成複杂,有製造端也有行销、营运等等的部门,往往跨部沟通需要耗费相当多时间;一开始在单一部门引进试用后即造成相当好评;之后再从主管高阶端导入扩展到整间公司,ChatWork 也亲自上门授课,带领全体员工掌握系统逻辑与操作方法。

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ChatWork 同时支援多系统,让使用者在不同平台中无缝接轨

不过由于该公司设厂在中国,由于网路长城的限制,原先台湾这边是使用 LINE、而中国使用 QQ,造成在沟通上必须频繁切换不同平台的困扰;在导入 ChatWork 后,确实为台湾公司增进了不少沟通效率。不仅该公司有跨境的问题,ChatWork 也发现不少的台湾厂商对联繫、统合中国方面的工作有极大需求,而且往往都是台湾这边设计营运,再指派到中国大量生产的经典模式。为此,川村先生也表示,将会回去与日本总部好好讨论跨境沟通的相关可能性。

将以台湾为基地,扩展东南亚市场

随着产品服务逐渐成长茁壮,ChatWork 的好表现也反映在募资上。就在今年 的 1 月 20 日,ChatWork 一口气获得 Jafco、新生企业投资株式会社、SMBC Venture Capital 三家创投青睐,再加上早些时段 GMO VenturePartners 四间加起来,总共募得高达 15 亿日圆,一举达成同年度二度增资。

相较其他国家来说,日本厂商会较喜好将台湾作为进入东南亚的最佳跳板。原因无二,台湾是开发程度相对完善、产业链相对完整,在地理上正好位于枢纽的国家。除了台湾之外,ChatWork 也同时展开越南跟泰国的市场推广,并以对香港做过完整的市调评估。因此在台湾是否成功,在他们眼里极具「示範性」地位。未来 ChatWork 也将努力耕耘台湾市场,开放 API 并积极经营使用者社群,让 ChatWork 成为台湾职场上最佳的工作伙伴。

ChatWork 台湾

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